Broker Eksportowy

Dokumentacja w konkursie grantowym – FAQ

1. Ile trwa ocena wniosku o udzielenie grantu?

Ocena wniosku powinna zostać przeprowadzona w terminie nie dłuższym niż 60 dni roboczych od dnia jego wpływu. W uzasadnionych przypadkach czas przeznaczony na dokonanie oceny wniosku może podlegać wydłużeniu.

2. Kiedy można rozpocząć realizację projektu?

Realizację projektu można rozpocząć dzień po złożeniu wniosku o udzielenie grantu, zanim dojdzie do podpisania umowy o powierzenie grantu.

3. Jak mam rozliczyć projekt?

Sposób rozliczania projektu odbywa się poprzez składanie wniosków o płatność raz na 6 miesięcy. Pierwszy wniosek o płatność należny złożyć w terminie do 6 miesięcy licząc od dnia podpisania umowy. Jest to wniosek rozliczeniowy albo jedynie sprawozdawczy. Jednocześnie wniosek o płatność musi rozliczać całość wydatków objętych danym Działaniem harmonogramu rzeczowo-finansowego. Nie dopuszcza się możliwości częściowego rozliczania wydatków objętych jednym Działaniem. Nie przewiduje się udzielania zaliczek w ramach projektu.
Szczegółowe informacje na temat zasad wypłaty grantu znajdują się w umowie o powierzenie grantu. Wzór wniosku dostępny jest na stronie internetowej www.arp.gda.pl w zakładce Pomorski Broker Eksportowy.

4. Czy mogę zmienić wydarzenia zaplanowane w projekcie?

Tak, w tym celu należy złożyć wniosek na piśmie z uzasadnianiem planowanych zmian w projekcie wraz z harmonogramem rzeczowo-finansowym uwzględniającym wnioskowane zmiany. Zmiany należy zgłaszać przed ich wprowadzeniem a kwota dofinansowania nie może ulec zwiększeniu w stosunku do wartości pierwotnie wnioskowanej.

5. Jak oszacować koszty podróży służbowej pracowników rozliczne w kwotach ryczałtowych?

Kwotę ryczałtową w zakresie kosztów podróży służbowych pracowników przedsiębiorcy uczestniczącego w targach, misjach gospodarczych należy szacować w następujący sposób:
• na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 r., poz. 167) – w odniesieniu do kosztów diet, noclegów, przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• na podstawie cen rynkowych w odniesieniu do kosztów innych wydatków związanych z podróżami takimi jak opłaty za: uzyskanie wiz, bagaż, przelot, przejazd samochodem służbowym, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania i miejsca parkingowe,
• na podstawie kilometrówki dla kosztów związanych z dojazdem samochodem prywatnym.

6. Jakie dokumenty muszę złożyć do wniosku o płatność?

Do wniosku o płatność należy dołączyć kopie dokumentów potwierdzających wykonanie zakresu rzeczowego objętego harmonogramem rzeczowo-finansowym – raport oraz kopie faktur, potwierdzających poniesienie wydatków kwalifikowanych. Dokumenty księgowe muszą być opisane na oryginale, zgodnie z instrukcją opisu załączników do wniosku o płatność a kopie dołączone do wniosku prawidłowo potwierdzone za zgodność z oryginałem. Grantobiorca nie przedstawia dowodów księgowych dla wydatków rozliczanych kwotami ryczałtowymi.
Raport z odbytych misji musi zawierać informacje potwierdzające zrealizowanie zakresu rzeczowego wskazanego we wniosku o udzielenie grantu i harmonogramie, czyli trzeba wskazać datę wyjazdu i przyjazdu tak aby potwierdzić liczbę diet i noclegów oraz wskazać osoby uczestniczące w misji. Dodatkowo należy opisać wydarzenie, spotkania, oraz cele które zostały osiągnięte dzięki danej misji.

7. Jak należy przeliczać wydatki przedstawiane we wniosku o płatność?

Wydatek kwalifikowany w projekcie należy przeliczyć według kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania płatności.
Kwota dokumentu brutto i netto to wartość księgowa dokumentu, przeliczona po kursie średnim ustalonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego wystawienie dokumentu. Jeżeli polityka rachunkowości w Państwa firmie wskazuje na inny sposób wyliczenia wartości księgowej należy to oświadczyć na piśmie.

8. Jaką datę należy wpisać we wniosku o płatność jako datę kończącą okres za jaki składany jest wniosek o płatność?

Jest to data podpisania wniosku o płatność. W przypadku sporządzania korekty wniosku o płatność należy pamiętać, że powyższa data powinna być tożsama z datą podpisania pierwszej wersji wniosku o płatność, ale korekta wniosku powinna być podpisana z datą bieżącą.
Jedynie w przypadku wniosku o płatność końcową, data w komórce „Wniosek za okres do” nie może być późniejsza od daty zakończenia okresu realizacji projektu, określonej w umowie o powierzenie grantu, więc jeśli wniosek podpisujemy po zakończeniu okresu realizacji projektu to data kończąca okres za jaki składany jest wniosek o płatność musi być zgodna datą kończącą okres realizacji projektu.

9. Czy muszę robić zdjęcia podczas wydarzeń targowych?

Grantobiorca ma obowiązek przedstawić kopię dokumentacji multimedialnej (np. zdjęciowej) potwierdzającej przygotowanie i udział w imprezach targowo-wystawienniczych oraz innych wydarzeniach realizowanych w ramach projektu.

10. Czy muszę stosować przepisy wynikające z Ustawy Prawo zamówień publicznych?

W projektach realizowanych w ramach Pomorskiego Brokera Eksportowego obowiązują Wytyczne dla Grantobiorców dotyczące udzielania zamówień (zał. 6 do Regulaminu Konkursu). Należy mieć na uwadze, że np. wartość kosztów wynajęcia i zabudowy powierzchni wystawowej lub promocja jest liczona dla całego projektu, a nie dla działania. Możliwe jest niestosowanie procedur określonych Wytycznymi pod warunkiem zapisów wskazanych w pkt. 6 i 7 (Rozdział 1) niniejszych Wytycznych. Spełnienie przesłanek umożliwiających niestosowanie procedur określonych w pkt. 6 i 7 musi być uzasadnione na piśmie.